Workflow-Automatisierung
Schluss mit Handarbeit. Zeit für das Wesentliche.
In jedem Unternehmen gibt es eine Handvoll Aufgaben, die Stunden kosten und nichts Neues schaffen. Zahlen abtippen, hinterhertelefonieren, dieselben Zeilen zwischen zwei Bildschirmen hin und her kopieren. Wir finden sie zuerst und bauen dann die Systeme, die sie übernehmen, damit die Stunden zurück in die Arbeit fließen, mit der Sie tatsächlich Geld verdienen.
Beispiele
So sieht das konkret aus.
Rechnungen, die sich selbst verbuchen
Die ganze Woche kommen Lieferanten-PDFs herein. Jemand öffnet jedes einzelne, tippt die Positionen ins Buchhaltungssystem und legt es ab. Stattdessen: Die Zahlen werden gelesen, gegen die Bestellung geprüft und verbucht. Sie sehen sich nur noch die an, die nicht passen.
Anfragen, die nie liegen bleiben
Freitag um zweiundzwanzig Uhr kommt ein Formular herein. Statt bis Montag zu warten, bis es jemand bemerkt, wird sofort geantwortet, die Firmendaten werden nachgeschlagen und angehängt, und die Anfrage landet mit einer Wiedervorlage bei der richtigen Person.
Ein Postfach, das sich vorsortiert
Die Hälfte Ihrer Post sind dieselben fünf Fragen. Sie kommen nach Anliegen gruppiert an, mit einer Antwort, die bereits in Ihrer eigenen Sprache entworfen ist. Sie lesen, korrigieren, senden.
Der Montagsbericht, schon fertig
Die Zahlen, die Sie jede Woche von Hand zusammentragen, aus dem Kassensystem, der Buchhaltung, den Werbekonten: gesammelt, gegengeprüft und an einem Ort, bevor Sie sich hinsetzen.
Recherche in Minuten statt Tagen
Genau das macht unser Supplier Agent: Ein Beschaffungsbriefing geht hinein, ein bewerteter und geprüfter Vergleich kommt heraus. Über 40 Stunden Schreibtischrecherche, erledigt in Minuten.
Das Copy-and-paste zwischen zwei Systemen
Aus einer Bestellung im einen System muss ein Auftrag im nächsten werden und dann eine Rechnung im dritten. Heute tippt das jemand zweimal ab und vergisst es gelegentlich. Die Automatisierung überträgt es, jedes Mal.
In jedem Projekt
Jede Automatisierung wird so ausgeliefert.
Eine Oberfläche, mit der Sie wirklich arbeiten können. Sie sehen, was gelaufen ist, was übersprungen wurde und warum. Keine Blackbox, die entweder funktioniert oder nicht.
Läuft auf Ihren Daten, in der EU. Server in Frankfurt, nichts liegt bei einem US-Anbieter.
Alles, was das Haus verlässt, gibt ein Mensch frei. Das System bereitet vor, Sie geben frei.
Sonderfälle werden vor dem Bau erfasst und danach zur Prüfung markiert.
Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen, damit Sie von einem Ausfall durch uns erfahren und nicht durch einen Kunden.
Dokumentation und eine Einweisung mit den Menschen, die damit arbeiten.
So arbeiten wir
Fester Umfang. Fester Preis.
Jedes Mal derselbe Ablauf. Nichts wird gebaut, bevor der Umfang aufgeschrieben und der Preis vereinbart ist, denn nur so ist ein Festpreis für beide Seiten sicher.
- 01
Workflow-Analyse
1 Woche · kostenlosWir setzen uns mit denjenigen zusammen, die die Arbeit tatsächlich machen, und zeichnen auf, wohin die Stunden gehen. Die Auswertung behalten Sie, ob Sie uns beauftragen oder nicht.
- 02
Umfang und Preis
Vor dem BauWas es tut, was es nicht tut und was es kostet. Festpreis, schriftlich, vereinbart bevor irgendetwas beginnt.
- 03
Bau und Pilotbetrieb
2 bis 4 WochenZuerst läuft es parallel zum manuellen Prozess, mit echten Daten, bis das Ergebnis verlässlich ist. Dann hört die Handarbeit auf.
- 04
Im Betrieb, und wir halten es am Laufen
LaufendÜberwachung, Korrekturen und Anpassungen, wenn sich Ihr Prozess ändert. Teil der Zusammenarbeit, kein Supportpaket, das Sie dazukaufen.
Fragen
Die, die immer kommen.
Dieselbe Handvoll taucht in jedem ersten Gespräch auf. Hier sind sie beantwortet, bevor Sie fragen müssen.
Was kostet das?
Die meisten einzelnen Automatisierungen liegen zwischen 500 und 1.500 EUR. Sie bekommen einen Festpreis, bevor gebaut wird, und wir rechnen nicht nach Stunden ab. Die Zahl, die Sie vereinbaren, ist die Zahl, die Sie zahlen. Was sie bewegt: wie viele Systeme angefasst werden müssen, ob diese eine brauchbare Schnittstelle haben und wie viele Ausnahmen der Prozess tatsächlich kennt. Die Analyse beantwortet alle drei Fragen, und die Analyse ist kostenlos.
Wie lange dauert es, bis es läuft?
Von der vereinbarten Leistung bis zum Livebetrieb sind es meist zwei bis vier Wochen, einschließlich der Zeit, in der es parallel zu Ihrem manuellen Prozess läuft. Die Analyse davor dauert etwa eine Woche.
Wo liegen unsere Daten?
In einer Infrastruktur, die wir für Sie in der EU betreiben, mit Serverfunktionen in Frankfurt. Nichts wird bei einem US-Anbieter gespeichert, und nichts, was Sie senden, wird zum Training irgendeines Modells verwendet.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch macht?
Der Entwurf geht davon aus, dass sie das tun wird. Modelle werden für das eingesetzt, was sie gut können, also Lesen und Formulieren, und die Entscheidungen, auf die es ankommt, laufen über gewöhnlichen, nachvollziehbaren Code. Alles, was Ihr Unternehmen verlässt, wartet auf eine menschliche Freigabe, und alles, bei dem sich das System unsicher ist, wird markiert statt geraten.
Brauchen wir jemanden Technischen auf unserer Seite?
Nein. Sie brauchen die Person, die die Arbeit heute macht, für eine Stunde, um sie uns zu erklären. Bauen, Betrieb, Überwachung und Wartung übernehmen wir.
Was, wenn sich der Prozess später ändert?
Kleine Änderungen gehören zur Zusammenarbeit und werden nicht gesondert berechnet. Ist die Änderung wirklich ein neuer Leistungsumfang, kalkulieren wir sie als Festpreis, genau wie beim ersten Mal. Die Grenze verläuft dort, wo etwas noch nicht existierte.
Wird dadurch jemand seinen Job los?
Nach unserer Erfahrung wird die Arbeit automatisiert, die ohnehin niemand wollte: das Abtippen, das Nachfassen, das Kopieren zwischen zwei Fenstern. Die Stelle bleibt meistens und wird besser. Wenn Sie automatisieren, um eine Stelle zu streichen, sagen Sie es bitte vorher, denn das ändert, was wir bauen sollten.